請求書の保管期間は何年？個人事業主が紙とPDFの控えを捨てていい時期と整理ルール

請求書の控えを何年残すかは、申告の種類と書類の種類で決まります。目安は帳簿が7年、請求書・見積書・納品書などの書類が5年です。この2つの年数を頭に入れておけば、引き出しとフォルダの肥やしを毎年きちんと減らせます。

書類ごとの保管期間の目安

国税庁の案内をもとにした目安は次のとおりです。細かい例外があるので、迷うものは税務署か税理士に確認してください。

• 帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳など）：青色申告は7年、白色申告も7年
• 決算関係書類（貸借対照表・損益計算書など）：青色申告は7年
• 現金・預金の取引に関する書類（領収書・預金通帳など）：青色申告は7年（前々年の所得が300万円以下なら5年）
• 請求書・見積書・注文書・納品書の控えと受け取った分：5年

期間は、その年の確定申告の期限の翌日（または書類を受け取った・作成した日の属する年の翌年）から数えるのが基本です。たとえば2026年に発行した請求書は、翌年3月中旬の申告期限の翌日が起算点になります。

消費税の課税事業者は、仕入税額控除のために帳簿と請求書等を7年保存する決まりがあります。インボイス登録をしている人は、請求書も7年残すつもりで運用したほうが安全です。

発行した控えと受け取った分を分けて考える

請求書には2種類あります。自分が発行した請求書の控えと、外注先や仕入先から受け取った請求書です。どちらも保管対象ですが、扱いは違います。

発行した控えは、売上の根拠になります。入金が遅れたときや、金額の食い違いが起きたときに最初に見返す書類なので、取引先ごと・年ごとに探せる状態にしておくのが条件です。受け取った請求書は経費の根拠になるので、税務調査で聞かれるのは主にこちらです。

請求書の番号管理で迷っている人は、請求書番号の付け方の記事にある採番ルールと管理表をそのまま保管の索引に使えます。番号から探せれば、年数が経っても書類を引き出せます。

紙とPDFで保管のルールが変わる

紙で受け取った請求書は紙のまま、またはスキャンして保存します。メールで届いたPDFやダウンロードしたデータは、電子データのまま保存するのが原則で、印刷して紙だけ残す運用は認められていません。電子取引のデータ保存には検索できる状態にする要件もあるため、詳細は電子帳簿保存法対応ガイドで確認しておくと安心です。

実務で一番迷うのは、紙と電子の2系統が混ざる点です。ファイル名を「日付_取引先_金額」に揃えるだけで、後から検索できる状態に近づきます。フォルダの切り方はフォルダ構成とファイル名ルールの記事に手順があります。

年1回、確定申告のあとに古い年を捨てる

保管期間を過ぎた書類は、毎日の判断にしないで、年1回まとめて処分するのがラクです。時期は確定申告が終わった3月下旬がちょうど良く、手順は4つです。

1. 年ごとのフォルダ（紙は箱、電子はフォルダ）を並べる
2. 5年より古い年の請求書・見積書・納品書を取り出す
3. 7年より古い帳簿・領収書・通帳を取り出す（消費税の課税事業者は請求書も7年で線を引く）
4. 廃棄リストに年と件数だけ記録して、シュレッダーか削除で処分する

取引先との契約書や、保証書のように期間後も意味を持つ書類は、この処分の対象から外して別の箱に置きます。

処分の前にバックアップを一度見直す

電子データを削除する前に、残す年のファイルが別の場所にもコピーされているかを確認します。保管期間内のデータが1か所にしかない状態は、PCが壊れた時点で期間内でも書類が消えるのと同じです。バックアップの取り方の3ステップを済ませておけば、年1回の整理も安心して進められます。

まとめ

請求書の控えは5年、帳簿は7年、インボイス登録済みなら請求書も7年と覚えれば、大半の判断はつきます。毎年3月に1時間だけ使って古い年を処分する運用に切り替えると、保管の不安と収納の場所を同時に減らせます。