着手金の請求書の書き方｜個人事業主が前払いを断られず受け取る割合・但し書き・文例

着手金は、納品後の一括請求だけで回している個人事業主ほど導入する価値がある。仕事を始めてから「やっぱり中止で」と言われても、材料費や作業時間が先に消えているケースを防げるからだ。ただ、請求書の書き方を間違えると、あとから残金の金額が食い違ったり、先方の経理で処理できず入金が遅れたりする。この記事では、着手金の請求書に何を書くか、割合をどう決めるか、どう切り出すかを順に整理する。

着手金を取るべき仕事と取らなくていい仕事

全案件で取る必要はない。目安は次の3つのうち、1つでも当てはまるかどうかだ。

• 着手前に仕入れ・外注費・素材購入などの持ち出しが発生する
• オーダーメイドで、中止されると他のお客さんに転用できない
• 初取引の相手で、支払いの実績がまだない

逆に、毎月継続している顧客や、数千円規模の小さな案件で着手金を取ると、手間のほうが勝つ。取るのは、中止されたときに自分が痛む案件だけに絞る。

割合の決め方は金額で3段階に分ける

割合に法的な決まりはなく、業界の慣行と自分の持ち出し額で決める。迷うなら次のように金額帯で機械的に決めておくと、毎回悩まない。

• 10万円未満：着手金なし、または半額（納品前に全額もらう形）
• 10万〜50万円：3〜5割
• 50万円以上：3割＋中間金3割＋納品時に残り、の分割

これはあくまで決め方の一例で、持ち出し費用が大きい仕事は割合を上げてよい。大事なのは、見積書の段階で割合を明記しておくこと。見積書に書いてあれば、請求書を送る時点で交渉し直す必要がなくなる。見積書の期限の書き方は見積書の有効期限の書き方の記事にまとめている。

請求書に書く5つの項目

着手金の請求書は、通常の請求書と同じ必須項目に加えて、次の点を明確にする。

1. 件名に「着手金」と明記する。「○○制作費 着手金（全体の40%）」のように、全体の何割かまで書く
2. 案件の総額と、この請求が占める金額を分けて書く。総額が見えないと、先方の経理が残金を管理できない
3. 残金の請求予定を一文添える。「残金は納品後に別途ご請求します」と書いておく
4. 支払期日は短めに設定する。着手の前提なので、発行から7日以内などにする。期日の決め方は請求書の締め日と支払期日の決め方が参考になる
5. インボイス登録済みなら登録番号を載せる。着手金の段階でも適格請求書の要件は同じで、あとから別途発行し直す手間が出る

金額・税区分・登録番号まわりのミスは、あとで訂正のやり取りが発生する典型だ。万一間違えたときの手順は請求書の訂正・再発行のやり方に書いた。

切り出すときの文例

着手金の依頼は、見積書の送付と同時に伝えるのが一番角が立たない。後出しにすると「聞いていない」と受け取られる。

お見積書を添付いたします。制作の進行にあたり、お見積金額の40%を着手金としてお預かりしております。ご承諾いただけましたら、着手金のご請求書をお送りしますので、ご入金確認後に制作を開始いたします。残金は納品後のご請求となります。

ポイントは、理由を長く説明せず「お預かりしております」と運用ルールとして伝えること。事情を説明しすぎるほど交渉の余地に見える。

入金されないとき・キャンセルされたとき

期日までに入金がなければ、着手せずに待つのが原則。先に始めてしまうと、着手金を取る意味がなくなる。催促の連絡は期日の翌日に1通。未払い対応の考え方は請求書の催促を仕組み化する記事で書いている。

着手後にキャンセルされた場合に着手金を返すかどうかは、先に決めておく。見積書や契約書に「着手後のキャンセルでは着手金は返金しません」と一文入れておけば、揉めたときの基準になる。実際の返金可否は契約内容やトラブルの経緯で判断が変わるため、金額が大きい案件は専門家に確認したい。

帳簿への計上時期（受け取った時点か、納品した時点か）は、申告の方法によって扱いが変わる。着手金専用の勘定科目（前受金）を使うかも含め、初めて着手金を受け取る年は税理士か税務署に一度確認しておくと安心だ。

まとめ

着手金は、持ち出しが出る案件・オーダーメイド・初取引の3つに絞って取る。割合は金額帯で決め、見積書の段階で明記し、請求書には総額・今回の金額・残金の予定を書く。やることはこの3点で、まず次の見積書に「着手金○%」の一行を足すところから始めればいい。