個人事業主のバックアップの取り方｜PCが壊れても翌日から仕事を再開できる3ステップ

個人事業主のPCが壊れたとき、失うのはデータそのものより、復旧にかかる数日分の売上です。請求書、見積書、顧客とのやり取り、納品データが1台のPCにしかない状態なら、故障した日から仕事が止まります。バックアップは「いつか」ではなく、今日の1時間で形にできます。

まず、守るデータを3つに仕分ける

全部を同じ重さで守ろうとすると続きません。次の3つに分けます。

• 失うと法的・金銭的に困るもの：請求書・領収書・帳簿・契約書。保存義務があるので最優先
• 失うと仕事が止まるもの：進行中の案件ファイル、顧客リスト、見積の単価表
• 失っても再取得できるもの：ソフトのインストーラ、ダウンロードした資料。バックアップ対象から外してよい

帳簿書類の保存まわりは、電子データの場合の扱いも含めて電子帳簿保存法の対応チェックリストにまとめています。保存先を決める前に一度目を通しておくと、置き場所の判断が早くなります。

保存先は「クラウド＋物理」の2系統にする

バックアップの基本は、同じデータを3か所に持ち、2種類以上の媒体に分け、1つは別の場所に置く、という3-2-1ルールです。個人事業主なら次の形で十分です。

1. 本体のPC（作業用の1か所目）
2. クラウドストレージ（Googleドライブ、OneDrive、Dropboxなど）。PCの作業フォルダを自動同期にしておく。別の場所にある2か所目になる
3. 外付けSSD・HDD（月1回つなぐ）。クラウドの契約トラブルやアカウント停止にも備える3か所目

ここで落とし穴になるのが、同期と バックアップの違いです。クラウド同期は、PCで消したファイルがクラウドからも消えます。誤削除やランサムウェアで暗号化された場合、変更がそのままクラウドに反映されます。外付けドライブへの月1回のコピーは、この事故に対する最後の砦になります。クラウド側のごみ箱や版管理（過去バージョンの復元）が何日残るかも、契約中のサービスで確認しておいてください。

設定は1時間で終わる。やる順番

1. 仕事用フォルダを1つに集約する（デスクトップや各所に散らばった案件ファイルを移す）
2. そのフォルダをクラウドの自動同期の対象にする
3. 外付けドライブを買い、カレンダーに毎月末の「バックアップ」を繰り返し予定で入れる
4. ブラウザのパスワードやアカウント情報の控えを、パスワード管理ツールへ移す

4番目は見落とされがちです。データが戻ってもログインできなければ業務は再開できません。管理方法はアカウント・パスワード管理の仕組み化で手順を書いています。

クラウドの容量が足りない場合は、契約中のツールの棚卸しも一緒にやると、増える固定費を抑えられます。ツール棚卸し・解約チェックリストが使えます。

取ったバックアップは、復旧テストをして初めて意味を持つ

バックアップは取れていると思い込んでいて、いざというときに開けない、というのがよくある失敗です。年に2回、次を確認します。

• 外付けドライブから、適当に選んだ請求書1通を別のPCで開けるか
• クラウドから、1週間前のバージョンのファイルを復元できるか
• 最新のファイルが実際にコピーされているか（更新日時を見る）

この3つが5分で終われば合格です。開けなかったなら、設定のどこかが止まっています。

時給換算で考えると、投資は安い

想定時給3,000円で、PC故障による復旧と再作成で3日（実作業24時間）かかったとすると、失う価値は72,000円です。外付けSSDの購入費と設定の1時間を合わせても、1回の事故の損失よりずっと小さく収まります。しかも設定は1回やれば、あとは月末の10分作業だけです。

今日やることは1つです。仕事用フォルダを1か所にまとめて、クラウド同期をオンにしてください。外付けドライブの手配は、それが終わってからで間に合います。