請求書、PDFで受け取ったらそのまま保存していませんか？個人事業主のための電子帳簿保存法対応ガイド

取引先から届いた請求書や見積書のPDFを、メールの添付のままにしていたり、「請求書」という名前のフォルダに放り込んで終わりにしていないだろうか。2024年1月以降、メールやクラウドサービスでやり取りした請求書・見積書・契約書などの電子データは、紙に印刷してファイリングするだけでは電子帳簿保存法の保存要件を満たせなくなった。個人事業主も対象から外れない。

「紙に出力してファイリング」が通らなくなった理由

電子帳簿保存法では、メールの添付やクラウドの共有リンクなど電子的な方法でやり取りした取引情報を「電子取引データ」と呼ぶ。この電子取引データは、2024年1月1日以降、原則として電子データのまま保存することが義務になった。紙に印刷して保存する運用は、そのデータ自体を廃棄していない限りは代替にならない。請求書を発行する側だけでなく、受け取る側の個人事業主にも同じ保存義務がかかる点を見落としている人が多い。

保存に必要な2つの条件

要件は大きく分けて2つある。どちらも満たして初めて「正しく保存できている」ことになる。

• 真実性の確保:データが改ざんされていないことを示す仕組み。タイムスタンプを付与する、訂正・削除の履歴が残るシステムを使う、もしくは訂正削除のルールを定めた事務処理規程を作って運用する、のいずれかで満たせる
• 可視性(検索性)の確保:取引日付・取引先・金額の3項目で検索できる状態にしておくこと。専用システムがなくても、ファイル名に日付・取引先・金額を入れて整理すれば代用できる。一定規模以下の事業者には、出力した書面を整理して提示できれば検索要件そのものが不要になる特例もある

個人事業主が最低限やるべき4つのこと

1. PDFの保存先を1つに決める。クラウドストレージに統一し、メールの添付フォルダに放置しない
2. ファイル名に「日付_取引先名_金額」を入れる習慣をつける。これだけで検索要件の多くはクリアできる
3. 訂正・削除のルールを書いた事務処理規程を1枚作って保管しておく(国税庁のサイトにひな形が公開されている)
4. 保存期間を把握する。個人事業主の青色申告は原則7年、一部の書類は5年と期間が異なるので混同しない

ツールを導入するなら見るポイント

手作業のファイル名管理がつらくなってきたら、クラウド会計・クラウド請求書サービスの導入を検討するタイミング。選ぶときは次の点を確認するとよい。

• 電子帳簿保存法対応と明記されているか(対応予定・検討中では不十分)
• 取引日付・取引先・金額で検索できる機能が標準で付いているか
• 請求書の発行・受領・保存が1つのサービスで一通り回るか
• 既存の会計ソフトとデータ連携できるか、二重入力にならないか
• 保存期間中のバックアップ体制とデータ消失時の対応が明記されているか

請求書を出す側のクラウド化をこれから検討するなら、発行と入金確認だけでなく、保存要件まで一緒に満たせるサービスを比較しておくと二度手間にならない。

電子帳簿保存法は「いつか対応すればいい」制度ではなく、すでに義務化されている。ファイル名の付け方を変えるだけでも、今日から要件の一部は満たせる。