「電子帳簿保存法、結局何をすればいい？」個人事業主のための対応チェックリスト

「電子帳簿保存法」という言葉は聞いたことがあっても、結局なにをすればいいのか分からないまま日々の請求書・領収書のやり取りをこなしている個人事業主は多いのではないでしょうか。2022年の法改正で猶予期間が設けられ、2024年1月からは電子取引のデータ保存が本格的に義務化されています。「紙に印刷して保存してはダメ」というルールだけが独り歩きし、具体的に何をどう保存すればいいのかが曖昧なまま、という声はよく聞かれます。この記事では、個人事業主が最低限おさえておくべきポイントを、実務で使えるチェックリストの形で整理します。

電子帳簿保存法は「3つの制度」に分かれている

そもそも電子帳簿保存法は一つのルールではなく、性質の異なる3つの区分で構成されています。

• 電子帳簿等保存(会計ソフトで作った帳簿・書類をデータのまま保存。任意)
• スキャナ保存(紙で受け取った請求書・領収書をスキャンしてデータ保存。任意)
• 電子取引データ保存(メール添付やECサイトでダウンロードした請求書・領収書などのデータをデータのまま保存。すべての事業者が対象の義務)

個人事業主がまず向き合うべきは3つ目の「電子取引データ保存」です。ここだけは任意ではなく、要件を満たさないまま放置していると税務調査で指摘を受けるリスクがある部分になります。

個人事業主が対象になる「電子取引」の具体例

「うちは紙のやり取りが中心だから関係ない」と思っていても、次のようなケースに一つでも心当たりがあれば対象になります。

• ネットバンキングの振込明細やクレジットカードの利用明細をWeb上で確認・ダウンロードしている
• 外注先からの請求書・支払明細をメール添付やチャットツールで受け取っている
• 通販サイトで経費になる備品を購入し、領収書をサイト上でダウンロードしている
• クラウド請求書サービスで請求書を発行・受領している

これらはすべて「電子取引」にあたり、紙に印刷して保存するだけでは要件を満たしません。データそのものを一定のルールで保存しておく必要があります。

保存の3要件チェックリスト

電子取引データを保存する際は、次の3つの要件を満たす必要があります。事業規模に応じた緩和措置もあるため、自分がどの扱いになるかは国税庁の最新の案内や顧問税理士に確認しながら進めてください。

• 真実性の確保: タイムスタンプを付与する、訂正削除の履歴が残るシステムを使う、または「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を整備して運用する
• 可視性の確保: ディスプレイ・プリンタなどの操作説明書を備え付け、画面や書面にすぐ出力できる状態にしておく
• 検索性の確保: 「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておく(規則的なファイル名を付ける、索引簿を作る、対応システムを使うなどの方法がある)

小規模な事業者向けに、税務職員から求められた際にすぐデータを提示・提出できる状態であれば検索要件そのものが不要になる緩和措置も用意されています。自分の売上規模がこの対象に当たるかどうかは、国税庁の公表資料か顧問税理士への確認をおすすめします。

今日からできる、具体的な運用手順

制度としては複雑に見えますが、個人事業主が一人で回すなら次の手順で十分対応できます。

• フォルダ構成を「年度→取引先」のように一段決めておき、データをダウンロードしたら都度そのフォルダに保存する
• ファイル名を「日付_取引先_金額」の形式に統一する(検索性の要件を満たしやすくなる)
• クラウド会計ソフトの証憑管理機能を使うと、タイムスタンプ・検索性の要件をまとめて満たせることが多い
• 「訂正削除の防止に関する事務処理規程」は国税庁サイトで公開されているひな形を、自分の運用に合わせて手直しして使う

一度この4つを決めてしまえば、あとは新しい取引データが来るたびに同じ場所に同じルールで保存するだけです。「毎回どうしよう」と迷う時間そのものをなくせます。

まとめ

電子帳簿保存法は「紙をやめてデータ保存に一本化する」ための制度です。正しい運用ルールを一度決めてしまえば、毎回頭を悩ませるものではなくなります。まずは自分の取引の中に「電子取引」に該当するものがどれだけあるかを洗い出し、フォルダ構成とファイル名のルールを決めるところから始めてみてください。請求書まわりの作業自体を仕組み化したい場合は、上記の比較ページも参考にしてください。