個人事業主の案件管理表の作り方｜受注から入金までを1シートで追う列の決め方と更新ルール

案件が同時に3本を超えたあたりから、「あの見積もりは送ったか」「あの請求書はもう出したか」が頭の中だけでは回らなくなります。タスク管理アプリや付箋で凌いでいる人も、案件単位で金額と日付を一覧できる表が1枚ないと、請求漏れと入金確認漏れが同時に起きます。案件管理表は、スプレッドシート1枚で作れます。

案件管理表は「案件1件＝1行」で作る

先に決めるのは行の単位です。顧客ごとに1行にすると、同じ顧客から2本目の依頼が来たときに破綻します。必ず案件ごとに1行にして、顧客名は列のひとつとして持たせます。継続契約は月ごとに1行を足す運用にすると、月次の請求とそのまま対応します。

最低限そろえる列は10個

列を増やしすぎると更新が面倒になって止まります。次の10列から始めて、足りなくなったら足すほうが続きます。

• 案件名
• 顧客名
• ステータス（下で説明します）
• 受注日
• 納期
• 金額（税抜）
• 見積書の送付日
• 請求書の発行日
• 入金予定日
• 入金確認日

日付の列が多いのは、個人事業主のトラブルの大半が「いつ何をしたか」が曖昧なことから起きるためです。請求書の発行日と入金予定日が並んでいれば、締め日を過ぎても請求していない案件がひと目で分かります。

ステータスは6段階に絞る

ステータスは自由記述にせず、プルダウンで選ぶ形にします。自由記述だと「作業中」「やってる」「進行中」と表記が割れて、並べ替えもフィルタも効かなくなります。おすすめは次の6つです。

1. 見積中
2. 受注済
3. 作業中
4. 納品済（請求待ち）
5. 請求済（入金待ち）
6. 入金済

見るべきは「納品済（請求待ち）」です。ここに残っている行は、仕事は終わっているのにお金の請求が出ていない案件で、放置すると請求漏れになります。フィルタで毎週このステータスだけを見る習慣をつければ、請求書の発行忘れはほぼ防げます。発行忘れ対策は請求書の発行忘れを防ぐ方法で詳しく書いています。

色とフィルタで「今日見る行」だけを浮かせる

条件付き書式を2つ入れるだけで、表の見やすさは大きく変わります。

• 納期が今日から3日以内で、ステータスが「作業中」以前の行を黄色にする
• 入金予定日を過ぎていて、入金確認日が空欄の行を赤にする

赤い行が出たら、催促の連絡に進みます。文面に迷う場合は入金遅れの催促メールの書き方の文例をそのまま使えます。

更新は「ステータスが変わった瞬間」に1回だけ

管理表が止まる原因は、まとめて更新しようとすることです。週末にまとめて直す運用は、2週間で崩れます。ステータスが変わる出来事（見積書を送った、納品した、請求書を出した、入金を確認した）の直後に、該当セルを1つ直すだけにします。1回あたり10秒で済む作業にしておくのがコツです。

金額の列は、あとで作業時間と組み合わせると案件ごとの実質時給が出せます。計測のやり方は作業時間の記録のつけ方にまとめています。

表を作ったら、請求と入金確認の手間を測る

管理表が回り始めると、次に重いのは毎月の請求書作成と入金の突き合わせだと気づきます。月に5件を超える請求があるなら、この部分はツールで手放したほうが早く元が取れます。ツールごとの月額と、何時間浮けば元が取れるかを実料金で並べたページを用意しています。

まとめ

案件管理表は、案件1件を1行にして、10列とプルダウンの6ステータスで始めれば十分です。毎週見る場所は「納品済（請求待ち）」と、入金予定日を過ぎた赤い行の2つだけ。今日やることは、手元の進行中案件を全部1行ずつ書き出すことです。