個人事業主のパスワード管理のやり方｜使い回しをやめてログイン情報を1か所にまとめる手順

個人事業主のパスワード管理は、「全部覚える」をやめて、パスワードマネージャーに1か所でまとめるのが最短ルートです。ログインできなくなった時間は、そのまま売上のない時間になります。銀行、請求書ソフト、独自ドメイン、SNS、ネットショップの管理画面。仕事で使うアカウントは、気づけば30や40になっているはずです。

使い回しが危ない理由は、被害が連鎖することにある

同じパスワードを複数のサービスで使っていると、どこか1社から漏れた情報で、他のサービスにも不正ログインされる恐れがあります。個人事業主の場合、被害が出るのは自分のアカウントだけではありません。顧客の連絡先や請求先が見られる状態になれば、信用の問題になります。

手帳やスマホのメモに平文で書いている人も同じです。端末をなくした時点で、全アカウントの鍵を一緒に落としたことになります。

手順1：アカウントを棚卸しして、守る順に並べる

最初にやるのは、仕事で使っているアカウントの書き出しです。ブラウザの保存済みパスワード一覧と、メールの受信箱で「登録完了」「ようこそ」を検索すると、忘れていたサービスまで出てきます。使っていないサブスクがあれば、このタイミングで解約候補にもなります（棚卸しの考え方はサブスクの棚卸し・解約チェックリストで詳しく書いています）。

書き出したら、次の3段階に分けます。

• 最優先：メールアカウント、ネットバンキング、決済サービス、クラウド会計。入られると金銭や他のアカウントの再設定に直結するもの
• 次点：独自ドメイン、サーバー、ネットショップ管理画面、クラウドストレージ。顧客データやサイトそのものを握っているもの
• 後回しでよいもの：情報収集用の無料サービスなど、入られても被害が小さいもの

特にメールは別格です。ほとんどのサービスの「パスワードを忘れた方」は登録メール宛てに届くので、メールを破られると芋づる式に開けられます。

手順2：パスワードマネージャーを1つ決めて、強いものに入れ替える

パスワードマネージャーは、サービスごとに長くランダムなパスワードを自動生成し、暗号化して保管してくれるアプリです。覚えるのは、マネージャーを開くための親パスワード1つだけになります。パソコンとスマホで同期できるものを選ぶと、外出先でもログインで止まりません。

入れ替えは、優先度の高いものから1日3〜5件ずつで十分です。一気にやると途中で挫折します。各サービスの設定画面でパスワード変更を選び、マネージャーが生成した値に置き換えるだけです。

親パスワードは、短い複雑な文字列より、無関係な単語を4〜5個つなげた長い文のほうが覚えやすく、破られにくいと言われています。これだけは紙に書いて、自宅の施錠できる場所に置いておくのが現実的です。

手順3：二段階認証をメールと金融系から先に付ける

パスワードが漏れても、ログイン時にもう1つの確認が要る状態にしておけば、被害はかなり防げます。優先順位は手順1の最優先グループと同じ。メール、ネットバンキング、決済サービスから付けてください。

• 認証アプリ（スマホのアプリで6桁コードを出す方式）を第一候補にする
• SMSでのコード受信は、ないよりはるかに良いが、認証アプリが使えるサービスではそちらを選ぶ
• 設定時に表示されるバックアップコードは、必ず印刷するか親パスワードと別の場所に保管する

スマホを機種変更したときに認証アプリの引き継ぎを忘れて、ログインできなくなる事故が起きやすい箇所です。機種変更の前に、バックアップコードの保管場所を確認しておく習慣をつけてください。端末が壊れたときの全体の備えはバックアップの取り方の記事にまとめています。

手順4：外注先やスタッフには、パスワードを教えずに権限を渡す

仕事を手放し始めると、必ず出てくるのが「ログイン情報を渡す」場面です。LINEやメールにパスワードをそのまま送るのは避けてください。履歴にずっと残ります。

• 多くのクラウドサービスには「メンバー招待」「権限付与」の機能がある。相手専用のアカウントを作って必要な範囲だけ許可する
• 共有が避けられないものは、パスワードマネージャーの共有機能で渡し、委託が終わったらパスワードを変更する
• 誰にどのサービスの権限を渡したか、一覧表を1枚つくっておく。契約終了時に権限を外す漏れを防げる

連絡手段の整理もあわせて見直すと、情報の置き場所がぶれません。仕事用LINEと私用LINEの分け方も参考になります。

手順5：自分に何かあったときの緊急連絡カードを作る

ひとり事業は、本人が入院したり動けなくなったりした瞬間に全部が止まります。信頼できる家族や協力者向けに、次の内容を書いた紙を1枚、封をして保管しておくと安心です。

• パスワードマネージャーの名前と、親パスワードの保管場所
• 止めてはいけない業務（顧客への連絡先、請求の期日など）の一覧
• 主要な取引先と税理士の連絡先

親パスワードそのものを紙に書いて渡すかは、信頼関係と保管環境で決めてください。少なくとも「どこを見れば分かるか」だけは残しておくべきです。

今日やる最小のアクション

全部やる必要はありません。今日はメールアカウントのパスワードを、他で使っていない長いものに変え、二段階認証を付けるところまでで十分です。ここが固まるだけで、被害の連鎖の入口が閉じます。残りのアカウントは、毎日数件ずつ入れ替えれば1〜2週間で終わります。