年末調整、去年も書類集めで抜け漏れが出ませんでしたか？スタッフを雇う個人事業主のための効率化ガイド

スタッフを1人でも雇っている個人事業主にとって、年末調整は12月の給与を止められない締め切り仕事だ。申告書を配って回収して、書き直しが出て、年明けの源泉徴収票の発行までバタバタした、という経験がある人は多いと思う。10月のこの時期に全体の流れと準備を押さえておけば、12月の負荷はかなり減らせる。

年末調整と確定申告は別の締め切り

個人事業主だと、自分自身の確定申告(2〜3月)のことで頭がいっぱいになりがちだが、スタッフを雇っている場合は雇用主として別の締め切りがある。年末調整は、従業員の給与から1年間預かってきた所得税を、12月の給与で本来の金額に合わせ込む作業だ。本人の確定申告とは対象者も期限も別物として扱う必要がある。

年末調整で雇用主がやることの全体像

個人事業主が雇用主としてやることを並べると、こうなる。

• 各従業員から「保険料控除申告書」「基礎控除申告書」などの記入・提出を受ける
• 生命保険・地震保険・小規模企業共済などの控除証明書を回収し、内容を入力する
• 1年間の給与額・社会保険料を従業員ごとに集計する
• 本来納めるべき税額との過不足を計算し、12月の給与で差額を調整する
• 源泉徴収票を作成し、従業員に交付する
• 税務署・市区町村に法定調書合計表などの書類を提出する

スタッフが1〜2人でも、この一連の作業は発生する。人数が増えるほど、回収と入力の手間が単純に人数分積み重なっていく。

紙のままだと起きやすい手間

紙の申告書と原本の控除証明書で運用していると、次のような手間が毎年繰り返される。

• 証明書の原本を配って回収するので、紛失や記入漏れが起きやすい
• 1人でも記入ミスがあると、集計をやり直す範囲が広がる
• 従業員が多いほど、未提出者への催促に時間を取られる
• 退職済みの人・年内に入社した人など、通常の年末調整に乗らないケースの扱いを毎回調べ直すことになる
• 源泉徴収票を手渡しできない人には、郵送の手配が別途発生する

スタッフ3人の事務所でも、1人あたりの確認・入力に30分かかれば、それだけで1時間半。書き直しが1件でも出れば、そこにさらに時間が乗る。この時間は毎年ほぼ同じ形で発生するので、仕組み化した分だけ来年以降も効く。

どこまで電子化・自動化できるか

クラウド給与システムの年末調整機能を使うと、従業員が自分のスマホで保険料控除などの項目を入力し、証明書を撮影してアップロードするだけで、雇用主側の集計まで自動化できる。紙の回収・突合という工程そのものがなくなるのが大きい。

マイナンバーカードと連携する年調ソフトでは、生命保険会社などが発行する控除証明書の電子データを従業員本人が取得し、システムに自動反映できる場合もある。ただしこれは保険会社側の対応状況によるので、全員が使えるとは限らない点は最初に伝えておいた方がいい。

源泉徴収票も、本人の同意を取れば電子データでの交付に切り替えられる。印刷・封入・郵送のコストと手間が丸ごと減る。

今年から動くなら、10月〜11月にやること

1. 10月中:今使っている給与システムに年末調整機能があるか確認する。無い、または使いにくいなら乗り換えの検討をこの時期に始める。12月に入ってから乗り換えるのは負荷が高すぎる
2. 11月上旬:従業員に年末調整のスケジュールと、紙かオンライン入力かの案内を出す
3. 11月中:控除証明書の回収期限を決め、未回収の人には個別に催促する
4. 12月の給与計算まで:全員分の集計と、過不足税額の確認を終えておく

毎年12月に慌てる事業所ほど、システム化を検討する時間そのものが無くなっていく。10月のうちに今年の進め方だけ決めておけば、来年はもっと楽になる。