発注のタイミングを勘で決めていませんか？個人事業主ネットショップのための仕入れ発注管理 仕組み化ガイド

「今月の発注、もうやったっけ」——ネットショップを一人で回していると、仕入れ発注は思い出したときにやる作業になりやすい。売れ行きのいい商品ほど発注のタイミングがずれると欠品で売上を取りこぼし、逆に不安になって多めに発注すると在庫が資金を寝かせたまま場所も圧迫する。発注書も毎回ゼロから作ってメールやFAXで送っている個人事業主は多い。

発注を感覚でやると起きる2つの失敗

ひとつは欠品による売上ロス。人気商品ほど注文が集中するので、発注が1週間遅れるだけで「売り切れ」の表示期間が延び、その間の注文は競合に流れる。もうひとつは過剰仕入れ。欠品を怖がって多めに発注すると、キャッシュが商品として倉庫に眠ったまま次の仕入れ資金が圧迫される。この2つは同時に起きやすく、「欠品が怖いから多めに発注→資金が苦しくなる→次は発注を遅らせる→欠品」という悪循環に入っている個人事業主も少なくない。

発注点を「数字」で決める

発注タイミングを感覚から数字に変えるには、発注点（この在庫数まで減ったら発注する、という基準値）を決めるのが早い。計算式はシンプルで、「1日あたりの平均出荷数 × 仕入れ先からの納品リードタイム(日) ＋ 安全在庫」で求められる。

たとえば1日平均3個出荷する商品で、仕入れ先からの納品に7日かかり、安全在庫を5個持ちたいなら、発注点は「3×7+5=26個」になる。在庫が26個を切ったら発注する、というルールにしてしまえば、毎回「今発注すべきか」を考える必要がなくなる。商品ごとにこの数字を一度計算してスプレッドシートか在庫管理ツールに登録しておけば、あとは在庫数と見比べるだけで済む。

発注書をゼロから作らない仕組みにする

発注点が決まっても、発注書を毎回手で作っていると結局時間がかかって後回しになる。仕組み化の順番は次のとおり。

• 仕入れ先ごとに発注書のテンプレートを1回作り、商品名・単価・最小発注単位を登録しておく
• 発注点を切った商品が分かったら、テンプレートに数量だけ入れて発注書を出す運用にする
• 仕入れ先への送付方法（メール添付・専用フォーム・FAX）を固定し、毎回送り方を考えない
• 発注履歴（いつ・何を・何個・いくらで発注したか）をクラウドで残し、次回の発注点の見直しに使う

発注書作成そのものを自動化できるクラウド型の仕入れ管理ツールも増えている。在庫数が発注点を切ったタイミングで通知が来て、登録済みのテンプレートから発注書がそのまま出せるものを選べば、「気づいたら発注が遅れていた」はほぼ起きなくなる。

仕入れ管理ツールを選ぶときに見るポイント

• 今使っている在庫管理ソフト・会計ソフトとデータ連携できるか（二重入力が発生しないか)
• 仕入れ先を複数登録でき、商品ごとに仕入れ先を切り替えられるか
• 発注点を切ったら通知が来る、または自動で発注候補リストが作られるか
• 今のスプレッドシート管理からの移行（既存の在庫データの取り込み）がしやすいか
• 月額がネットショップの売上規模に対して重すぎないか（ペイラインで考えると、月額が浮く時間に対して高すぎないか)

発注業務にかかっている時間を一度計算してみる

発注書の作成と仕入れ先への連絡に1件あたり15分かかるとして、月10件発注しているなら月2.5時間。これを発注点の仕組み化とテンプレート化で半分に減らせれば、月1時間強が浮く。時給換算で考えれば、仕入れ管理の仕組み化にかける手間は決して高くつかない。欠品による売上ロスや、過剰仕入れで眠っている資金のことまで考えれば、感覚発注を続けるコストの方がよほど大きい。

まず商品ごとの発注点を計算し、よく発注する仕入れ先1件だけテンプレート化してみる。そこから徐々に対象商品を広げていけば、発注漏れに振り回される毎日から抜け出せる。