相見積もりへの対応方法｜個人事業主が受注率の低い見積作成に時間を溶かさない3つの線引き

相見積もりは、見積書を出した時点で作業時間がすでに発生しています。受注できなければその時間は丸ごと無償です。月に5件の相見積もりに1件2時間ずつかけ、受注が1件なら、残り4件ぶんの8時間は報酬ゼロ。時給3,000円で換算すると2万4,000円分を毎月捨てている計算になります。

対策は「全部断る」ではなく、見積にかける時間の上限を先に決めることです。この記事では、受ける案件と断る案件を分ける3つの線引きと、断るときの文面を紹介します。

まず自分の見積コストを数字にする

直近3か月の見積書を数えて、次の3つを出してください。

• 見積を出した件数
• そのうち受注した件数（受注率）
• 1件の見積にかかった平均時間（ヒアリング・計算・書類作成・送付の合計）

たとえば10件出して受注3件、平均1.5時間なら、受注1件あたりの見積コストは約5時間です。時給3,000円なら1.5万円。この金額が受注1件の利益に対して重いなら、見積の入口を絞る必要があります。計算が面倒なら、受注率が3割を切っているかどうかだけ見れば十分です。

受けるか断るかを分ける3つの線引き

1. 依頼元の情報が揃っているか

予算・納期・範囲のどれも書かれていない「とりあえず見積ください」は、相見積もりの比較表を埋めるための依頼であることが多く、受注率が低い傾向にあります。最低限、予算感か納期のどちらかが出てこない依頼には、詳細見積の前に3点だけ質問を返します。答えが返ってこなければそこで終了です。

2. 概算で出せる範囲か

最初から正式な見積書を作らず、「この条件なら◯万円〜◯万円」とメール1通で概算を返します。概算で話が進んだ相手にだけ正式見積を出す二段階にすると、作成時間は1件あたり数分で済みます。単価表を1枚持っておけば概算はすぐ出せます。作り方は見積書テンプレートの作り方で詳しく書いています。

3. 価格以外で勝てる理由があるか

他社が複数並ぶ価格勝負だと、個人事業主が安さで勝つのは難しく、勝てても利益が残りません。紹介経由、過去に取引がある、専門領域が合っているなど、価格以外の理由が1つもない案件は、見積を出さない選択肢を持っておきます。

断るときの文面

断り文は短いほど角が立ちません。理由は「現在の受注状況」か「ご希望の条件との相性」のどちらかを一言で添えます。

• お問い合わせありがとうございます。現在、納期のご希望に対応できる枠がなく、今回は見送らせてください。
• ご予算と作業範囲を拝見し、今回は当方では十分な品質をお出しできないと判断しました。

この2文をテンプレートとして保存しておけば、断る判断から送信まで1分です。返信文の整理はメール返信テンプレートの作成術にまとめてあります。

受ける案件は送ったあとの追い方で差がつく

見積を出す案件を絞ったら、出した案件の受注率を上げる番です。返事が来ない相手に3日・7日・14日で連絡する流れは見積書を送った後のフォローに書いています。

まとめ

まず直近3か月の受注率と平均作成時間を出し、受注率3割未満なら「情報が揃っていない依頼は質問で返す」「概算を先に出す」の2つを今週から始めてください。それだけで、無償で消えていた見積の時間は確実に減ります。