作業時間の記録のつけ方｜個人事業主が案件ごとの実質時給を出して赤字案件に気づく計測ルール

売上は毎月見ているのに、その案件に何時間かけたかは答えられない。個人事業主にいちばん多いのがこの状態で、時間を測っていない限り、赤字案件は見つからない。作業時間の記録は、細かく取る必要はない。案件ごとの合計時間が分かれば、実質時給は出せる。

記録は案件単位の合計だけでいい

記録が続かない人の大半は、15分刻みで作業内容まで書こうとして3日で止まる。目的は実質時給の算出なので、必要なのは次の3つだけ。

• 日付
• 案件名（クライアント名＋内容）
• かけた時間（30分単位で丸めてよい）

作業内容のメモは、あとで見積りの根拠にしたい案件にだけ一言添える。全部に付けると続かない。

測る範囲は「作業」だけでなく「周辺作業」まで

実質時給が実態より高く出る原因は、周辺作業の取りこぼしにある。次の時間も案件に含めて数える。

• 打ち合わせと、その日程調整のやり取り
• メール・チャットの返信
• 見積書・請求書の作成と送付
• 修正依頼への対応
• 移動時間

制作に10時間かかった案件でも、周辺作業が4時間あれば実際は14時間。報酬10万円なら、実質時給は10,000÷10=1万円ではなく、100,000÷14≒7,140円になる。

修正対応が膨らみやすい人は、修正回数の制限と追加料金の決め方もあわせて見ておくと、赤字の入口を塞げる。

記録の取り方は3パターンから選ぶ

• スプレッドシート1枚：日付・案件・時間の3列。いちばん続けやすく、月末に案件別の合計を出せる
• タイマーアプリ：開始と停止を押すだけ。押し忘れが多い人は向かない
• カレンダーに予定として入れる：作業ブロックを予定化している人なら、後から見返すだけで済む

迷うならスプレッドシート。夕方の片付け前に、その日の分を1分で埋める習慣にすると抜けが出にくい。

月末に実質時給を出して、3段階で判断する

月末に案件ごとの合計時間を出し、報酬額÷合計時間を計算する。あとは自分の目標時給と比べるだけ。

• 目標時給を上回る案件：条件を変えずに継続
• 目標の7割前後の案件：見積りの前提か修正回数を見直す
• 目標の半分を切る案件：値上げ交渉か、受注の見直しを検討する

値上げに踏み切るときは既存クライアントへの値上げ交渉の文例が使える。目標時給の決め方そのものは時給換算で外注の優先順位を決める記事に書いている。

実績時間は次の見積りの材料になる

記録が3か月たまると、似た案件に実際いくらかかるかが手元のデータで分かる。感覚で出していた見積りが、時間×時給の根拠付きに変わる。見積書そのものを短時間で作る手順は、見積書と提案書の作成を扱った比較ページにまとめてある。

まとめ

記録は案件名と時間だけ、周辺作業も含めて数える、月末に報酬÷時間を出す。この3点だけで赤字案件は見える。今日の分から、スプレッドシートに1行入れて始めればいい。