納品書の書き方と請求書との違い｜個人事業主が納品書を省いてよい場合・必要な場合の判断基準

納品書は法律上、必ず作らなければならない書類ではありません。それでも毎回作っている個人事業主は多く、逆に作らずに取引先から「納品書をください」と言われて慌てる人もいます。この記事では、納品書を作る取引と省ける取引の線引き、書く項目、請求書との違いをまとめます。

納品書と請求書は役割が違う

納品書は「何を・いくつ・いつ渡したか」を相手に示す書類です。請求書は「いくら・いつまでに払ってほしいか」を伝える書類です。納品書は受け取った側が検品する際の照合用、請求書は支払いの根拠になります。

• 納品書：納品内容の証明と検品の照合用。金額は載せても載せなくてもよい
• 請求書：代金の支払いを求める書類。金額と支払期日が必須
• どちらも作成そのものは法律上の義務ではないが、取引の記録として残しておく価値は大きい

納品書を省いてよい取引・省かないほうがいい取引

判断軸は「納品したことを後から証明する必要があるか」です。

省いてよい取引は、納品の事実がメールやチャットの履歴で明確に残るものです。たとえばデータ納品の制作物で、納品メールに成果物と日付が残っているなら、別途PDFの納品書を作る手間は不要です。単発の少額取引で、請求書だけで内容が伝わる場合も同じです。

省かないほうがいい取引は次のとおりです。

• 商品を物理的に届ける取引（相手が検品して照合する）
• 分納や数回に分けた納品があり、どこまで納めたかを区切って示したいとき
• 取引先が納品書を求めている、または発注書に納品書の添付が条件として書かれているとき
• 納品後に「届いていない」「数が違う」と揉めやすい高額・大量の取引

揉めやすいかどうかで迷うなら、作っておくほうが安全です。作成にかかる時間は、後述のテンプレートを用意すれば1通あたり数分で済みます。

納品書に書く項目チェックリスト

• 宛名（取引先名。敬称の付け方は請求書の宛名の書き方と同じルールでよい）
• 納品書の発行日と納品日
• 発行者の氏名または屋号、連絡先
• 品名・数量・単価（金額を載せない運用なら数量のみ）
• 注文番号や案件名（相手の発注書と突き合わせるため）
• 備考（分納の場合は「全◯点中◯点目」など）

見積書の品名と納品書の品名がずれていると、相手の経理で照合が止まります。見積書の項目名をそのままコピーして作るのが確実です。見積書側の期限や条件の書き方は見積書の有効期限の書き方で整理しています。

請求書と兼用にする方法

納品と請求のタイミングが同じで、取引先が了承しているなら、1枚にまとめる運用もあります。「納品書兼請求書」という名称で、納品内容と請求金額、支払期日を1枚に載せる形です。

インボイス制度の適格請求書は、書類の名称を問わず必要事項が揃っていれば成立します。そのため、登録番号や税率ごとの消費税額などを記載した納品書兼請求書なら、適格請求書として扱えます。ただし、取引先ごとに書類の受け取り方のルールが違うことがあるので、兼用にする前に一度確認しておくと安心です。

兼用にしない場合は、納品書に金額を載せない形にしておくと、請求書との金額の食い違いが起きにくくなります。

控えは請求書と同じ場所に保存する

発行した納品書の控えも、請求書や見積書と同様に取引の記録です。案件ごとのフォルダに、見積書・納品書・請求書を同じ命名ルールで並べておくと、後から探す手間がなくなります。保存期間は申告の区分などで異なるため、国税庁の案内で確認してください。

毎回ゼロから作らないための仕組み

納品書を毎回手で作ると、請求書の発行時に同じ内容を二度入力することになります。見積書→納品書→請求書で品名・数量・宛名を引き継げるテンプレートか請求書ツールを使えば、二度打ちがなくなります。請求書の発行漏れが気になる人は請求書の発行忘れを防ぐ方法も合わせて確認してください。

まとめ

• 納品書は法律上の作成義務はない。納品の証明が要るかで判断する
• 物の納品・分納・高額取引・相手が求める場合は作る
• データ納品でメール履歴が残るなら省いてよい
• 請求書と兼用するなら、必要項目と取引先の了承を先に確認する

まずは直近3か月の取引を見直して、納品書が要った取引と要らなかった取引に分けてみてください。その線引きがそのまま自分のルールになります。