請求書の振込手数料は誰が負担する？個人事業主が差し引かれて損しない書き方と交渉の文例

請求書の振込手数料は、何も書かなければ「差し引いて振り込まれても文句は言いにくい」状態になります。1件あたりは数百円でも、取引先が増えるほど毎月の取りこぼしと、差額を確認する手間が積み上がります。この記事は、請求書に負担者を明記して、揉めずに満額を受け取るための書き方をまとめたものです。

原則は「払う側（債務者）の負担」

民法485条は、弁済の費用について別段の意思表示がなければ債務者の負担と定めています。請求書の支払いでいえば、お金を払う取引先側が手数料を持つのが法律上の原則です。ただし「別段の意思表示」、つまり契約書や請求書、見積書で別の取り決めがあればそちらが優先されます。取引先が「手数料は差し引いて払う」と慣習で動いていても、書面に負担者を明記してあれば、満額請求の根拠になります。

手数料を差し引かれると、何が起きるか

• 請求額と入金額が合わず、入金確認で1件ずつ差額を調べる手間が出る
• 差額を取引先に問い合わせるべきか迷って、結局そのままにする
• 差し引かれ続けると、気づいたときには年間でそれなりの額になっている

たとえば手数料を330円、月10件の取引先すべてで差し引かれたと仮定すると、月3,300円、年間で39,600円です（あくまで計算例です）。時給3,000円で考えれば、約13時間分の売上を黙って手放している計算になります。入金の突き合わせ方法は入金確認を手間なく回す方法で詳しく書いています。

請求書への書き方は3パターン

状況に合わせて、どれか1つを備考欄か支払条件の欄に入れます。

1. 先方負担にする（基本形）：「お振込手数料は貴社にてご負担ください。」
2. 折半にする（関係を壊したくない相手）：「お振込手数料は双方で折半とし、請求額から差し引いてお支払いください。」
3. 自社負担にする（少額で手間を省きたい相手）：「お振込手数料は弊社にて負担いたします。請求額全額をお振込みください。」

3つ目は損に見えますが、差額確認と問い合わせの手間がゼロになります。単価が低く、毎月の件数が多い取引先ほど有効です。ペイラインの考え方でいえば、手数料数百円で毎月の確認作業が消えるなら十分に元が取れます。

書く場所は請求書だけでは足りない

請求書は発行した後に初めて相手の目に触れるため、「聞いていない」と返される余地が残ります。次の順で先に潰しておきます。

• 見積書の備考に「振込手数料はお客様負担」と入れる
• 契約書や発注書があるなら、支払条件の条項に入れる
• 請求書のテンプレートの備考欄に固定文言として入れて、毎回書く手間をなくす

見積書側の書き方は見積書の有効期限の書き方とあわせて固定文言にしておくと、書き忘れが出ません。

すでに差し引かれていたときの対応

過去の分まで請求し直すと関係が悪化しやすいので、基本は「次回から」で切り替えます。入金が差し引かれていた時点で、次のような一文を送ります。

お世話になっております。先日のお振込み、ありがとうございました。入金額が請求額より手数料分少なかったため、念のためご連絡です。今回の差額は結構ですが、次回以降は請求書記載のとおり、お振込手数料をご負担のうえ全額お振込みいただけますと幸いです。

今回の差額は不問にして、次回以降のルールだけを確認する形にすると、角が立ちません。メールの件名や送り方は請求書をメールで送る文例を使い回せます。

差し引かれた分の帳簿の付け方

差し引かれたまま受け入れた場合は、売上は請求額の全額で計上し、差額は支払手数料として処理するのが一般的な考え方です。入金額だけを売上にしてしまうと、請求書の合計と帳簿が合わなくなります。インボイス制度や消費税の扱いが絡むので、判断に迷う場合は税理士か所轄の税務署に確認してください。

今日やること

1. 請求書テンプレートの備考欄に、3パターンのどれか1つを固定文言で入れる
2. 見積書の備考にも同じ文言を入れる
3. 直近3か月の入金で、手数料が差し引かれている取引先を洗い出す

締め日と支払期日も一緒に決めておくと、請求書の条件がひと通り揃います。請求書の締め日と支払期日の決め方も参考にしてください。