スタッフの有給休暇、台帳はExcelのままですか？個人事業主が見落とす「年5日消化」の義務

スタッフを1人でも雇っている個人事業主に地味に重い義務がある。2019年の法改正で、年10日以上の有給休暇が付与された従業員には、会社側が年5日は必ず休ませないといけなくなった。本人の申請を待つだけでは済まず、放置すると労働基準法違反として、従業員1人ごとに30万円以下の罰金が科される可能性がある。

それでも有給休暇の管理をExcelや紙のノートでやっている個人事業主は多い。付与日も残日数もスタッフごとにズレていくので、気づいたら「あの人、今年まだ1日も休んでいない」という状態になりがちだ。

有給休暇管理で抜け漏れが起きる3つの場面

有給休暇の管理が崩れるのは、だいたい次の3つの場面。

• 付与日がスタッフごとに違う:入社日基準で付与する場合、1人1人の付与日・付与日数・残日数がズレていき、台帳の更新を忘れる
• 「年5日消化」の進捗を誰も見ていない:本人からの申請待ちにしていると、繁忙期を支えているスタッフほど取得が後回しになり、期限直前に慌てる
• 退職時の残日数清算:退職が決まってから残りの有給を慌てて計算し、引き継ぎ期間と有給消化の日程がぶつかる

スプレッドシート管理の限界

スタッフが1〜2人なら手作業でも何とかなる。でも3人を超えたあたりから、付与日・取得日数・残日数を人力で正確に追い続けるのはかなり厳しくなってくる。口コミを見ても、「Excelで有給管理をしていたが、担当者が変わるたびに計算がズレた」「誰がいつ付与されたか分からなくなり、労基署の調査で指摘を受けた」という声が一定数見つかる。

勤怠管理システムや人事労務ソフトの多くには、有給休暇の自動計算機能がついている。入社日と勤務日数を登録しておけば、付与日数と残日数を自動で算出してくれるし、年5日消化の進捗をスタッフごとに一覧表示できるものも多い。消化が遅れているスタッフにアラートを出す機能を持つサービスもあり、申請を待つ運用から、会社側が主導して休ませる運用に切り替えやすくなる。

今日からできる整理の手順

いきなりシステムを導入しなくても、今のうちに整理しておくべきことがある。

1. 全スタッフの入社日・直近の有給付与日・付与日数を一覧にする
2. それぞれの残日数と、今年度すでに取得した日数を確認する
3. 年10日以上付与されているのに、今年の消化が5日未満のスタッフを洗い出す
4. 消化が遅れているスタッフには、会社側から取得日を指定して休んでもらう(本人の意見を聞いた上で日程を指定することは法律上認められている)
5. 一覧表をスプレッドシートで維持するか、勤怠管理システムの有給機能に移行するかを決める

特に4番目は見落とされがちだが、本人の申請待ちで年5日に届かなさそうなら、会社側が日程を指定して休ませる「時季指定」という方法が労働基準法で認められている。これを知らないまま「本人が休みたがらないので仕方ない」で済ませると、義務違反になる。

有給休暇の管理は売上に直結しないので後回しにしやすいが、労基署の調査や退職トラブルになったときのコストは小さくない。スタッフを雇っている個人事業主は、まず一覧化だけでも今日のうちに手をつけておきたい。