インボイスの登録番号、請求書に書き忘れていませんか？個人事業主のための適格請求書対応チェックリスト

インボイス制度が始まってもう2年以上経つのに、請求書のテンプレートを当時のまま使い続けている個人事業主は少なくない。取引先の経理担当から「登録番号の記載がありません」と指摘されて初めて気づくケースもよく聞く話だ。一度作ったテンプレをそのまま使い回していると、税率が混在する取引で区分計算を間違えたまま送ってしまうこともある。

自分が課税事業者かどうかに関わらず、取引先から「適格請求書として問題ないか」を見られる場面は増えている。何を書けば指摘されないのか、今のやり方のどこにリスクがあるのかを一度整理しておく。

取引先は請求書のどこを見ているか

請求書を受け取る側（課税事業者）は、その請求書を使って仕入税額控除を受けられるかどうかを確認している。必須項目が一つでも欠けていると、受け取った側の経理処理が止まってしまう。発行する側からすると「いつも通り送った請求書」のつもりでも、受け取る側にとっては経理上の重要書類として扱われているという前提で作る必要がある。

適格請求書に必須の5項目

国税庁が示す適格請求書の記載事項は次の5つに整理できる。この5つが揃っていないテンプレを使い続けている場合は、まず直すべき対象だ。

• 発行事業者の氏名または名称と、登録番号（「T」+13桁）
• 取引を行った年月日
• 取引内容（税率ごとに区分。軽減税率対象品があれば「※は8%対象」のような表記）
• 税率ごとに区分した合計額と、適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等

登録番号は一度テンプレに固定してしまえば書き忘れる心配はなくなる。問題は3〜5の「税率ごとの区分」で、ここは取引内容によって毎回計算が変わるため、手作業で続けていると最もミスが出やすい部分になる。

Excel・手書きのままだと起きやすいミス

本体サービスの請求に、飲食代の立替や物品購入の立替が混ざると、8%と10%の2つの税率が1枚の請求書に同時に出てくる。このとき税率ごとの合計額を別々に出し直さず、いつもの合計欄に全部まとめて書いてしまうミスはよくある。受け取った側は「税率ごとの区分がない」という理由でそのまま差し戻してくる。

もう一つ多いのが、古いテンプレファイルを別の取引先用に複製して使い続けているうちに、登録番号の行だけ削ってしまっていたり、消費税額の自動計算式が崩れていたりするケースだ。見た目は請求書として完成しているので、送った本人は気づきにくい。

クラウド請求書ソフトに変えると何が変わるか

クラウド型の請求書作成サービスに切り替えると、登録番号と税率区分の欄がテンプレ側にあらかじめ組み込まれているため、項目自体を書き忘れる余地がなくなる。税率ごとの合計額・消費税額は入力した単価と税率から自動計算されるので、8%と10%が混在する取引でも手計算でずれることがない。

発行した請求書と送付履歴がクラウド上に残るため、「あの取引先に送ったかどうか」を自分のメールの送信済みフォルダを遡って確認する作業もなくなる。請求件数が月に数件程度ならExcelの手直しで十分対応できるが、件数が増えてきたタイミングで見直すのが現実的だ。

まず手元の請求書テンプレを開いて、登録番号と税率ごとの区分欄があるかを確認するところから始める。そこが揃っていれば当面は今のやり方で問題なく、揃っていなければ直すべきは請求書そのものの作り方だ。