検収の確認が来ないときの対応｜個人事業主が納品後に請求を止められないための検収期限の決め方と催促文例

納品したのにクライアントから「確認しました」の返事が来ない。請求書を出していいのか分からず、そのまま1週間たつ。個人事業主の入金が遅れる原因として、実は請求書の催促より手前の、検収待ちで止まっているケースは多いです。

検収の返事待ちは、放っておくと入金だけでなく締め日にも響きます。月末締めの会社なら、検収が1日遅れただけで入金が丸1か月ずれることもあります。対策は、催促のうまさより先に、納品の時点で検収の期限を決めておくことです。

検収待ちで止まる理由は、ほとんどが先方の後回し

返事が来ない理由の大半は悪意ではなく、担当者が他の仕事を優先しているだけです。確認する人が複数いて回覧中、担当者が出張や休暇中、そもそも何を確認すればいいか分かっていない、といったパターンが典型です。

だから、先方を責める文面ではなく、確認する作業を軽くして期限を示す文面が効きます。

納品の時点で決めておく3つのこと

• 検収期間　納品から何営業日以内に確認するか。個人事業主の案件なら、まず5営業日を基準に考え、大きな案件は先方と相談して調整します
• みなし承認　期間内に連絡がなければ検収完了とみなす、という一文。これが無いと、先方の返事次第でいつまでも請求できません
• 修正の受付範囲　検収で出せる修正は何回まで、どこまでか。範囲が曖昧だと、検収の名目で追加作業が混ざります

この3つは、見積書か発注書、契約書のどこかに文字で残してください。みなし承認は先方の合意があって初めて意味を持ちます。納品後に一方的に「5日で承認扱いにします」と通知しても、効力は期待できません。契約書の細かい扱いに不安がある案件は、専門家に確認してから進めるのが安全です。

納品データの送り方そのものは、納品データの送り方の記事で書いています。納品メールに検収期限を一緒に書いておくのが、いちばん手間のかからない運用です。

納品メールに入れる検収の一文

納品メールの末尾に、次のような一文を足します。

ご確認のうえ、12月5日（金）までに修正点または検収完了のご連絡をお願いします。期日までにご連絡がない場合は、検収完了として請求書を送付いたします。

日付と曜日を入れるのがコツです。「5営業日以内」と書くより、先方がカレンダーを数えずに済みます。

期限が近づいても返事がないときの連絡の順番

期限の1営業日前に1回目、期限当日か翌日に2回目を送ります。3回目以降は、手段を変えます。

1. 期限の前日に、確認のお願いを同じスレッドで再送する
2. 期限を過ぎたら、みなし承認の件を伝えたうえで、修正があれば今日中に教えてほしいと送る
3. それでも無反応なら、電話かチャットなど普段と別の手段で確認する

2回目の文例です。

先日納品しました○○の件、検収期日の12月5日を過ぎましたのでご連絡しました。修正点がありましたら、12月9日までにお知らせください。ご連絡がない場合は、事前にお伝えしたとおり検収完了として手続きを進めます。

強い言葉は使わず、日付と次にやることだけを書きます。進捗の伝え方については、進捗報告の頻度と書き方の記事と同じで、先に期限を示しておくほうが関係を崩しません。

検収が済んだら請求書を当日出す

検収の連絡が来たら、その日のうちに請求書を送ります。後回しにすると、今度は自分が原因で入金が遅れます。検収完了日から数えて締め日に間に合うかは、請求書の締め日と支払期日の決め方と合わせて確認してください。

請求書の発行と入金確認は、ツールで自動化できる部分が大きい業務です。月額と、何時間浮けば元が取れるかを実際の料金で並べた比較ページを置いておきます。

まとめ

検収の返事が来ないのは、先方の後回しを前提に仕組みで潰すものです。納品メールに期日付きの検収の一文を入れ、みなし承認を事前に合意しておく。この2つだけで、納品後に請求が止まる日数はかなり減ります。次の納品から、メールの末尾にこの一文を足すところから始めてください。