個人事業主の記帳代行、相場より先に見るべき5つのチェックポイント

月末になると通帳とクレジットカードの明細をにらめっこしながら、会計ソフトに一件ずつ仕訳を打ち込む。個人事業主なら身に覚えがある作業のはずだ。取引件数が少ないうちは気にならなくても、売上が伸びて口座や支払い方法が増えると、この入力作業だけで月に何時間も溶けていく。記帳代行は「会計ソフトをやめる」話ではなく、その入力作業だけを外に出す選択肢だ。

自分で記帳すると、実際どれくらいの時間を使っているか

月の取引件数が50件程度の個人事業主だと、レシートや明細を集めて仕訳を入力し、勘定科目を見直して締めるまでに月3〜5時間はかかると言われる。取引が増えて口座・カード・電子決済が複数になると、突合せの手間が加わってさらに伸びる。時給3,000円で換算すれば、月5時間の記帳作業は1万5,000円分の時間を自分の手で埋めていることになる。記帳代行の月額がこれを下回るなら、外に出した方が得という単純な話になる。

逆に、取引が月20件に満たない・決済手段が1つしかないという段階では、クラウド会計の自動連携だけで十分なケースも多い。記帳代行を検討すべきかどうかは、まず自分の記帳にかかっている時間を一度数えてみることから始まる。

記帳代行に向いている人・まだ早い人

• 向いている人:取引件数が月50件を超える、複数の口座・カード・決済サービスを使っている、確定申告の時期にまとめて慌てる経験がある
• 向いている人:単価の高い業務(制作・コンサルなど)をしていて、入力作業に充てる時間を売上に直結する作業に回したい
• まだ早い人:月の取引が数件〜十数件で、クラウド会計の自動取得だけで仕訳の大半が終わっている
• まだ早い人:事業を始めたばかりで、まず自分で記帳して数字の感覚をつかみたい段階にある

記帳代行は「経理を丸ごと手放す」ためのものというより、「数字を作る作業」と「数字を読んで判断する作業」を切り離す手段だと考えると選びやすい。後者まで自分の手を離れてしまうと、資金繰りの感覚が鈍るという声もよく聞く。

料金の考え方。相場より先に見るべきもの

記帳代行の料金は、月の仕訳件数・業種・請求書発行や給与計算まで込みかどうかで大きく変わるため、「相場はいくら」と一括りにしにくい。一般的には仕訳件数に応じた段階制のプランが多く、取引が少ない個人事業主向けの入門プランから、記帳に加えて月次試算表の作成までセットになったプランまで幅がある。

金額の比較より先に確認すべきなのは、自分の取引件数がどのプランの範囲に収まるかという点だ。件数の見積もりを誤ると、安いプランで契約したのに毎月追加料金が発生して結局高くつく、という逆転が起きやすい。直近3か月分の通帳・カード明細を数えて、月平均の取引件数を出してから問い合わせるのが遠回りに見えて一番早い。

依頼前に確認しておきたい5つのポイント

• 使っているクラウド会計ソフト(freee・マネーフォワードなど)にそのまま対応しているか、ソフトの乗り換えが必要になるか
• 月次の締めが翌月の何日までに上がるか。確定申告や融資の資料作成に間に合うタイミングか
• 追加料金が発生する条件(仕訳件数の上限・領収書の枚数・レシートの電子化の有無)が契約前に明示されているか
• 確定申告書の作成・提出まで依頼できるのか、それとも記帳だけで申告は別途税理士や自分で行う必要があるのか
• 解約時にそれまでの仕訳データをクラウド会計からそのままエクスポートして引き継げるか

特に最後のデータ引き継ぎは見落とされがちだが、合わないと感じて乗り換える際に、過去の仕訳を打ち直す羽目になるケースがある。契約前にエクスポート形式だけでも確認しておくと、後で困らない。

税理士事務所の記帳代行と、専門の記帳代行会社の違い

税理士事務所が記帳から確定申告まで一括で請け負う形と、記帳代行を専門にする会社やフリーランスに入力だけを依頼する形の2通りがある。前者は申告書の作成・税務相談まで一本化できる分、月額は高めになりやすい。後者は記帳作業の料金だけに絞られるため安く済むが、申告自体は自分で行うか別途依頼先を用意する必要が出てくる。

「数字を作る部分」だけを手放したいのか、「申告まで含めて手放したい」のかで選ぶ先が変わる。ここを曖昧にしたまま契約すると、確定申告の直前になって「申告書は別料金・別依頼」だったと気づくことになりかねない。

記帳代行を検討する一番の近道は、見積もりを取る前に自分の記帳時間を一度計測することだ。月に何時間、何にその時間を使っているかが数字で出れば、どのプランが見合うかの判断は驚くほど早く済む。